L’efficacité en télétravail est une vraie problématique, qui est au cœur de nos préoccupations. Et pour cause ! selon une étude Harris Interactive réalisée sur la période du 4 au 8 novembre 2020, 70 % des actifs ont télétravaillé au moins partiellement.

Que l’on soit travailleur salarié ou travailleur indépendant, exercer son activité à la maison peut être quelque chose de difficile. Télétravailler présente des avantages mais aussi des inconvénients.

Aujourd’hui, je peux dire que j’ai trouvé mon rythme, et que j’arrive à travailler sereinement chez moi. Je vous présente 5 conseils pour être efficace en télétravail, et comment je fais pour ne pas m’éparpiller, et rester concentrée.

Conseils pour s’organiser au mieux quand on est en télétravail

Je m’installe au bureau pour être plus efficace

Ca peut paraître anodin mais s’installer à son bureau ou dans une pièce qui fait office de bureau est important. 

Et ce, pour de nombreuses raisons :

• On a tout à portée de main : qu’on utilise des carnets, qu’on ait besoin de mettre quelque chose sur papier, ou tout simplement noter dans son agenda ses rendez-vous, tout avoir sous le coude est important. Puis, ça permet de rester concentré. Imaginez si vous passez votre temps à aller chercher vos stylos, agendas, livres… la perte de temps et de concentration !

D’ailleurs, Christophe Réville qui est consultant, psychothérapeute et co-auteur sur le site Psycho-Travail indique dans son article sur la concentration au travail que : « le temps pour se remettre en route sur une tâche est largement supérieur à la durée de l’interruption ».

Moi, par exemple, j’aime écrire mes mots-clés sur papier, mes grandes idées ou juste des petites choses qui me passent par la tête à un instant T. On a vite fait d’imaginer le bazar que ce serait de faire des allers-retours. Du coup, j’ai mon bureau avec toutes mes affaires à portée de main.

• On est plus dans le mood travail. Je vous explique : j’aime consacrer mes vendredis après-midi à la rédaction d’articles pour mon blog beauté et pour celui-ci. Alors souvent je m’installe sur le canapé (sans télévision). Ca me rappelle l’époque où j’étais salariée. Parfois j’avais mes vendredis après-midi libres, et quand ce n’était pas le cas, au bureau on était plus à la cool. Mais je peux vous assurer que même maintenant, si je m’installe sur le canapé je suis moins efficace que quand je suis à mon bureau. En fait, je pense qu’inconsciemment je suis déjà en mode week-end.

S’installer à son bureau donne un côté plus formel et ça nous cadre. Voilà pourquoi son espace dédié est important quand on est en télétravail.

S’organiser en s’imposant des règles

Je vous vois venir “super on est indépendants (ou on n’a pas le boss au-dessus de l’épaule) et on doit subir des règles”. Dis comme ça, effectivement ce n’est pas glamour mais en réalité ce sont de petites choses très simples qui vont vous permettre d’être plus focus sur vos tâches.

• S’imposer un rythme de travail et donc un rythme de vie. Quand on se rend sur son lieu de travail on est réglé. On se lève à telle heure, on sait à quelle heure on prend sa pause déjeuné, et on arrête à une heure précise. Mais quand on est à la maison c’est tout autre chose. Alors, il faut définir une heure de levé, le temps consacré au déjeuner, l’heure à laquelle on coupe tout. Mais ce n’est pas tout ! Pensez aux pauses dans la journée, à vous aérer, vous couper des écrans, etc.

• Ne pas lancer Netflix, ou Youtube, ou une partie de jeux vidéos, etc. entre midi et 2. L’enjeu ici, est de ne pas se lancer dans quelque chose d’hyper captivant. Parce que là, c’est sûr le boulot attendra 🙂

Ce sont des règles toutes simples pour s’organiser au mieux en télétravail mais quand on n’a pas l’habitude on est tenté de profiter un maximum de chez soi et tout ce que ça nous offre. Certains ont aussi du mal à tout éteindre le soir, et du coup se décaler.

Dans le même esprit, je fixe des plages horaires en fonction de mes tâches

Maintenant que je suis rodée, je sais exactement ou presque comment s’articule ma semaine. Alors je m’organise par tranches horaires ou par demie journée. 

Voici ma semaine décortiquée :

• pour la rédaction d’articles de blog : je sais que chaque mercredi et dimanche je publie un article sur mon blog beauté. Et chaque mercredi un article ici. Donc, je consacre les vendredis et lundis après-midi à la rédaction.

Les lundis matin je programme mes posts de la semaine sur mes différents réseaux sociaux, pour mes 2 comptes.

• Pour tout le reste : je passe quelques minutes 3 fois par jour sur mes mails (en général, matin, midi et soir). Idem pour les réseaux sociaux. 
• les mardis après-midi : je consacre du temps à l’administratif

Je laisse un peu de place aux imprévus, aux rendez-vous médicaux, administratifs, etc. , et aux demandes d’attention de mes chats. Une fois tout ça programmé, je peux m’investir à fond pour mes clients. 

Et franchement, depuis que j’ai instauré ce rythme je travaille sans stress, sans précipitations. Je sais quand je dois faire quoi, tout est plus fluide. Et je ne perds pas de temps à me demander quoi faire.

Noter ses tâches pour mieux s’organiser et ne pas se perdre

Autre conseil pour être efficace en télétravail : noter ses tâches. Ça, je le fais plutôt le vendredi parce que, souvent le lundi quand je me remets au travail j’oublie où j’en étais, ce qu’il me restait à faire, etc. Et si je le fais en semaine c’est pour ne pas oublier les idées que j’ai eues mais que, si je les mets en place là maintenant, je n’irai jamais me coucher 🙂

Pour noter mes tâches, en général j’utilise Trello. Comme je centralise tout dans celui-ci, j’y ajoute souvent des notes, comme je pourrai le faire avec des Post-it.

Faire le tri dans mon ordinateur

Le problème de nos téléphones, ordinateurs, cloud, etc. c’est qu’on a énormément de place ! Alors on prend rarement le temps de faire du tri. Et pourtant quel gain de temps ! 

Entre mes 2 blogs, mon site et ceux de mes clients, et mon activité au sein de l’association, autant vous dire que je stocke un paquet de données. Et, de plus en plus, quand je dois intégrer une image quelque part, j’y passe un temps fou ! Je me perds dans les dossiers, je ne trouve pas mes images…

Alors je me suis donnée une ligne de conduite. Environ tous les 15 jours je fais du tri, et croyez-moi ou non, en plus de se décharger d’un maximum de dossiers devenus inutiles, ça allège l’esprit. Etrange hein ?! Essayez 😉

Je fais la même chose pour mes mails. Je classe, je supprime, je vide la corbeille.

Mes outils, applications, logiciels pour m’aider dans mon organisation

On l’a déjà un peu évoqué, et j’en parle dans l’article consacré à mes outils indispensables, Trello est mon allié. J’y note tout, il centralise toutes mes activités. Mais là aussi il faut faire attention à ne pas s’éparpiller. Le but n’est pas de se perdre mais bien de s’organiser quand on télétravaille. 

Pour ça, je me limite à 2 tableaux : un pour la gestion du quotidien de mon entreprise, avec une liste pour mon blog perso. Et le 2e qui me sert de calendrier éditorial. 

J’utilise aussi un carnet qui contient toutes mes idées de publications, de développement d’activité, de nouveaux services, etc.

Et si vraiment il y a une chose hyper importante, que si j’oublie c’est la fin du monde, là je me fais un post-it que je colle sur mon écran d’ordinateur. 

J’espère avoir aidé chaque entrepreneur, chaque travailleur salarié avec ces petits conseils pour mieux s’organiser au quotidien quand on travaille à la maison.
L’ espace commentaires est ouvert pour toutes questions ou partages de méthode d’organisation.